Заполняемость и посещаемость — не одно и то же
Слова похожи, а вопросы за ними стоят разные, и путаница между ними стоит дорого.
Посещаемость — про людей: сколько студентов пришло на занятие из числа тех, кто должен был прийти. Это вопрос учебной части и деканата, и он про дисциплину и успеваемость.
Заполняемость — про помещение: какая доля мест в зале занята и сколько часов в неделю этот зал вообще используется. Это вопрос хозяйственной службы и руководства, и он напрямую про деньги: отопление, освещение, уборка, ремонт, охрана — всё считается на квадратные метры, а не на присутствующих.
Разница видна на простом примере. В зале на сто мест идёт занятие для группы из двадцати человек, и все двадцать пришли. Посещаемость отличная. Заполняемость — пятая часть. Первая цифра говорит, что всё хорошо, вторая — что зал использован неправильно, и это повторяется каждую неделю по расписанию.
Дальше по тексту речь пойдёт в основном о заполняемости — потому что именно её сегодня не измеряет никто, а посещаемость хотя бы отмечают старосты и преподаватели.
Откуда берутся пустые часы при полном расписании
Расписание — это план, и, как любой план, оно расходится с фактом. Причины типовые и повторяются из семестра в семестр.
Занятие не состоялось. Преподаватель заболел, командировка, перенос. Аудитория осталась закреплённой и в расписании занята — на деле пустая.
Группа меньше зала. Поточная аудитория выделена под небольшую подгруппу, потому что свободных маленьких не оказалось при составлении. Помещение содержится целиком ради двадцати человек.
Занятие перенесли или увели. Фактически идёт в другом месте, в лаборатории, на площадке, дистанционно. В расписании остаётся прежний зал.
Окна и хвосты. Первая пара и последняя пара загружены заметно хуже середины дня, а по пятницам — весь день. Здание при этом работает в полном режиме.
Сезонность. Сессия, практика, каникулы у части потоков — корпуса пустеют неравномерно, а обслуживаются одинаково.
Ни одна из этих причин не является нарушением. Всё это нормальная жизнь учебного заведения. Проблема не в причинах, а в том, что никто не знает объёма: сколько часов в неделю зал реально работал и сколько простоял.
Что даёт счёт по часам
Наблюдение отвечает на один вопрос: сколько людей находится в помещении и в какие часы. Из этой величины, накопленной за период, вырастает всё остальное.
Занятость зала. Сколько часов в неделю помещение использовалось и сколько стояло пустым. Считается для каждого зала отдельно, поэтому картина получается адресной: не «корпус загружен на две трети», а «эта аудитория работает столько-то часов, соседняя — вдвое меньше».
Заполнение по вместимости. Сколько человек было в зале относительно числа мест. Это то, что показывает несовпадение размера группы и размера аудитории.
Профиль по часам и дням. Когда корпус загружен, когда пустеет. Отсюда становится видно и то, что расписание можно уплотнить, и то, где сдвиг на час снимает пик в другом месте.
Расхождение с расписанием. Самая ценная строка: в расписании зал занят, по факту в нём никого. Это не обвинение и не контроль преподавателя — это информация о том, что помещение числится занятым напрасно и в этот час его мог бы использовать кто-то ещё.
Считается всё это обезличенно: система видит, сколько людей в зале, и не знает, кто они. Для заполняемости личность не нужна вообще — это ровно тот случай, где обезличенный счёт даёт полный ответ. Про людей, которых работодатель или учебное заведение и так идентифицирует, разговор отдельный, и к этой задаче он отношения не имеет.
Перекличка: сколько времени она съедает
Отдельный сюжет, который обычно всплывает в этом же разговоре.
Отметка присутствия в начале занятия занимает от нескольких минут до заметной части пары — в зависимости от размера группы и добросовестности процедуры. Умножьте на число занятий в день, на число преподавателей, на учебный год — получится величина, которая никого не удивит только потому, что её никогда не считали.
При этом сама перекличка даёт результат сомнительного качества: отмечаются за товарища, приходят к концу, списки ведутся на бумаге и переносятся потом. Это ровно та же история, что с карточками на проходной — фиксируется отметка, а не человек.
Здесь важно не увлечься. Автоматический счёт в зале не заменяет именной учёт и не решает вопрос успеваемости: он говорит, сколько человек было, а не кто именно. Для хозяйственных решений этого достаточно с избытком, для учебных — нет, и мы этого не обещаем.
Что делают с данными
Три решения, ради которых всё и считается.
Перекроить расписание. Свести занятия в меньшее число залов и корпусов в те часы, когда загрузка низкая. Освобождённое помещение либо не отапливается в полном режиме, либо занимается чем-то ещё.
Привести зал к группе. Поточные аудитории — потокам, маленькие группы — маленьким залам. Звучит очевидно, но при составлении расписания вручную это ускользает: составитель видит свободные окна, а не соотношение вместимости и численности.
Пересмотреть площади. Самый крупный ход и самый редкий: если по итогам семестра видно, что часть корпуса используется несколько часов в неделю, это основание для решения о перепрофилировании, сдаче или консервации. Такие решения принимаются не по ощущению, а по накопленным данным за длительный период.
Все три принимает руководство, а не система. Наше дело — дать цифру, которой сегодня нет, и потом показать, изменилось ли что-то после перестановки.
С чего начинают считать заполняемость
Мерить сразу все помещения корпуса не нужно и не с чего: задача решается выборкой, и первый шаг короче, чем кажется.
Берут не все залы, а показательные. Две-три поточные аудитории, две-три средние, одну-две специализированные. Этого достаточно, чтобы увидеть картину: если провал есть, он проявится уже на такой выборке, а если нет — не будет смысла разворачивать наблюдение на весь корпус.
Смотрят период, а не день. Учебная неделя — минимальный осмысленный отрезок, потому что расписание цикличное. Две-три недели дают устойчивую картину и снимают влияние случайностей: замен, контрольных, праздников.
Сравнивают с расписанием на тот же период. Это принципиально: без расписания получится просто статистика присутствия, а нужна разница между «зал числился занятым» и «зал использовался». Расписание есть в готовом виде, специально готовить его не нужно.
Смотрят на три величины сразу: сколько часов зал использовался, какая доля мест была занята и где факт разошёлся с расписанием. Каждая по отдельности неполна: высокая занятость по часам при низком заполнении означает, что зал занят не тем; полное заполнение при малом числе часов — что зал нужен, но редко.
Дальше решение принимается по объёму, а не по отдельным случаям. Один пустой зал в среду — ничего. Тот же зал, стабильно пустующий по расписанию третий месяц, — основание для перестановки.
Развороты по объектам
Вуз и колледж. Основной случай: корпуса, поточные аудитории, расписание по парам, сезонные провалы. Заказчик решения — проректор по хозяйственной части и учебное управление.
Школа. Кабинетная система, жёсткое расписание, меньше свободы в перестановке. Зато хорошо видны провалы во вторую смену и загрузка специализированных кабинетов.
Корпоративный учебный центр. Залы арендуются или содержатся ради нескольких мероприятий в месяц. Здесь заполняемость переводится в прямой вопрос: содержать своё или брать под задачу.
Бизнес-центр. Та же механика на переговорных: комната забронирована, встреча не состоялась или прошла вдвоём в зале на двенадцать. Классический сюжет, где бронь занята, а помещение свободно.
Меняется тип помещения и кто принимает решение. Не меняется вопрос: сколько часов зал реально работал и сколько людей в нём было.
Смежная тема — пустующие площади и содержание корпусов в целом, она разобрана отдельно.
Подробнее о самом решении — на странице Аудитории.
